La technologie peut nous aider à travailler mieux et plus rapidement. Toutefois, cela peut également créer une surabondance d’information et rendre notre vie plus difficile ou plus stressante. La quantité de données consommées à l’échelle mondiale se mesure désormais en zettaoctets (soit un millier de milliards de gigaoctets)! Grâce aux avancées technologiques, nous disposons d’une multitude de façons d’accéder à nos courriels, messages textes, messages vocaux, messages instantanés, mises à jour des médias sociaux et appels téléphoniques, et ce, à toute heure du jour ou de la nuit.
Avoir un accès facile à l’information comporte des avantages, mais cela peut nous empêcher d’accomplir les tâches nécessaires et nuire à notre temps personnel et à nos relations. Un moyen de garder le contrôle est de créer un système de tri et de gestion non seulement de l’information, mais aussi du temps consacré à l’utilisation de la technologie.
Réduire la surcharge au travail
Connaissez vos priorités. Au début de votre journée de travail, dressez une liste des choses à faire durant la journée, si vous ne l’avez déjà fait la veille. Vous devrez peut-être réorganiser votre liste au fur et à mesure que d’autres priorités s’ajoutent, mais accordez moins de poids aux tâches moins importantes. Si vous avez des doutes sur les tâches auxquelles accorder la priorité, discutez-en avec votre gestionnaire.
Réduisez les distractions au minimum lorsque vous devez vous concentrer. Dégagez du temps pour le travail exigeant de la concentration en faisant savoir à vos collègues que vous n’êtes pas disponible. Vous pourriez par exemple indiquer « Ne pas déranger » sur les applications de messagerie instantanée, laisser vos appels aller à la messagerie vocale, configurer un message de réponse automatique « Absent du bureau » ou « Occupé » sur votre courriel, et bloquer du temps dans votre agenda. Si vous travaillez au bureau et constatez que vous êtes souvent interrompu, voyez s’il est possible de vous installer dans un bureau vide ou une salle de réunion. Accrochez une affiche « Ne pas déranger » sur votre porte ou votre cubicule.
Gérer les communications entrantes
Au travail, vous ressentez peut-être la pression de répondre immédiatement aux courriels, appels, messages instantanés et messages textes que vous recevez. Les experts recommandent de suivre les stratégies suivantes pour composer avec ce déluge.
Prenez le contrôle de vos courriels. Vérifiez vos courriels à des moments précis durant la journée. À moins d’attendre un message urgent, vérifier ses courriels deux ou trois fois par jour — par exemple, le matin, après le dîner et avant le départ du travail — est suffisant. Désactivez les notifications de courriel. Vérifier chaque message dès que vous le recevez interrompt ce que vous êtes en train de faire et rend plus difficile d’accomplir quoi que ce soit.
Filtrez vos courriels automatiquement. Configurez des règles et des filtres dans votre boîte de réception afin que les pourriels soient supprimés et que les courriels soient classés automatiquement dans des dossiers distincts (par exemple, ceux ayant un objet particulier ou provenant d’un expéditeur précis) dès leur réception. Vous pourrez ensuite consulter ces dossiers au moment qui vous convient.
Séparez les communications personnelles des communications professionnelles. Demandez à votre famille et à vos amis de vous envoyer des messages à votre adresse personnelle et non à votre adresse professionnelle. Cela permettra de réduire les interruptions au travail.
Contrôlez votre messagerie instantanée. Les applications de messagerie instantanée comme Teams, Slack et Google Chat sont un moyen de communiquer et de collaborer courant au travail. Elles constituent un moyen pratique de répondre à des questions brèves, d’échanger des idées et de partager des fichiers, et sont un outil essentiel pour les travailleurs à distance et les entreprises ayant des employés dans le monde entier. Cependant, il est facile de se sentir submergé par les messages provenant de plusieurs collègues, les mises à jour de projets et les conversations de groupe. Si vous avez l’impression d’être distrait par des vagues de bruit numérique, des solutions sont à votre portée. Vous pouvez, par exemple, désactiver les notifications, mettre en sourdine — ou quitter — les conversations de groupe qui sont moins pertinentes pour votre rôle, ou indiquer « occupé », « ne pas déranger » ou « en concentration » dans vos applications. Et tout comme pour les courriels, vous pouvez choisir de ne consulter vos messages instantanés qu’à quelques reprises au cours de la journée. N’oubliez pas que même les messages instantanés n’exigent pas de réponse instantanée.
Aider les autres
Vous pouvez également aider les autres à gérer leur surcharge d’information.
Simplifiez vos communications par courriel. Utilisez des titres précis et détaillés dans l’objet de vos courriels et tentez d’inclure un bref rappel du sujet sur lequel porte votre réponse afin d’éviter aux autres d’avoir à parcourir les messages précédents. Plusieurs équipes utilisent des outils collaboratifs pour les documents et les discussions d’équipe – ceux-ci permettent de simplifier les interactions.
Faites preuve de discrétion dans vos courriels. Mettez en copie seulement les personnes nécessaires et évitez d’utiliser la fonction « Répondre à tous » si vous ne devez répondre qu’à une ou deux personnes. Demandez-vous si vous pourriez résoudre le problème plus efficacement au moyen d’un appel téléphonique rapide ou d’une conversation en personne plutôt qu’en envoyant un courriel.
Ailleurs qu’au travail
Dans un monde où tout est accessible en tout temps, l’information nous suit partout. Voici quelques conseils pour gérer l’abondance d’information lorsque vous n’êtes pas au bureau.
Prenez le temps de vous débrancher. Prévoyez chaque jour du temps pour vous débrancher de vos appareils. Fermez-les à certaines heures, ou encore, ne les apportez pas lorsque vous allez marcher ou passez du temps avec d’autres personnes. Certaines personnes se sentent réénergisées par un « jeûne de données » et passent de longues périodes sans appareil.
Profitez au maximum de votre temps loin du travail. Efforcez-vous de vous débrancher complètement pendant un certain temps. Demandez à vos collègues, votre famille et vos amis de ne communiquer avec vous qu’en cas d’urgence et évitez de consulter régulièrement vos courriels personnels et professionnels. Rester branché durant les vacances peut diminuer leurs bienfaits.
Conduisez prudemment. Lorsque vous conduisez, concentrez-vous sur la route. Si vous devez faire un appel, rangez-vous dans un endroit sécuritaire. Parler au téléphone en conduisant augmente les risques d’accident, même si vous avez les deux mains sur le volant. Ne textez jamais pendant que vous conduisez.
Ayez un plan et restez concentré. Si vous ouvrez votre ordinateur ou votre appareil sans raison précise, vous pourriez facilement perdre une heure sans vous en rendre compte. Pour gagner du temps, faites la liste de ce que vous voulez accomplir. Il peut s’agir de traiter vos courriels, de lire les nouvelles, de rechercher une information particulière, de consulter vos médias sociaux ou de faire du magasinage en ligne. Il peut également être utile de fixer une limite de temps à votre utilisation des écrans. Vous éviterez ainsi de vous perdre dans un gouffre numérique ou de passer des heures à faire défiler des fils d’actualité ou à regarder de courtes vidéos.
Filtrez vos appels et messages textes. Transférer vos appels vers votre boîte vocale vous permettra de vous concentrer sur l’activité que vous faites sans être interrompu. Vous pourrez écouter vos messages au moment qui vous convient. La plupart des textos ne nécessitent pas une réponse immédiate. Éteignez les alertes afin de pouvoir en prendre connaissance à un moment plus opportun.
Utilisez une adresse de courriel distincte pour les messages en provenance de sites de magasinage et de médias sociaux. Ne laissez pas les messages des médias sociaux aller dans votre boîte de courriel professionnelle, car les notifications pourraient vous distraire, et ces messages pourraient contrevenir aux politiques de votre employeur. Vérifiez les courriels envoyés à ces autres adresses une ou deux fois par jour tout au plus, avant ou après le travail.
Autres conseils
Communiquez vos intentions. Vous pourriez trouver plus facile de communiquer aux autres ce que vous tentez de faire et de demander leur aide à cet égard. Par exemple, vous pourriez indiquer à votre conjoint que vous éteignez votre téléphone (et la télévision) pendant 20 minutes pour discuter en paix. Vous pouvez aussi établir une règle pour les membres de votre famille et vos amis : « pas de téléphone à table ».
Organisez vos fichiers. Sauvegardez vos fichiers numériques et vos photos selon un système qui vous permettra de trouver ce que vous cherchez rapidement. Créez des dossiers et utilisez des noms de fichier qui ont un sens pour vous et qui sont faciles à trouver. En enregistrant des fichiers sur un site de service en ligne (Google Documents, OneDrive ou iCloud, par exemple), vous libérez de l’espace sur votre appareil et vous évitez de perdre des documents ou des souvenirs en cas de bris. Vous pourriez aussi stocker les fichiers photo et vidéo volumineux sur un disque externe.
Réduisez la quantité d’information que vous recevez. Désabonnez-vous des publications que vous ne lisez pas. Évitez de donner votre adresse de courriel à des détaillants qui envoient des publicités et des offres promotionnelles, ou créez un dossier de courriers indésirables pour ces courriels, afin de ne pas surcharger votre boîte de réception. Limitez le nombre de personnes que vous suivez sur Facebook, X, TikTok, Instagram et d’autres réseaux sociaux.
Utilisez des outils Internet pour simplifier vos tâches. Utilisez l’assistant IA de votre navigateur pour effectuer des tâches rapides, comme résumer des pages et chercher des renseignements (mais assurez-vous de vérifier l’exactitude des sources). Les assistants vocaux peuvent aussi vous aider à trouver rapidement des renseignements ou à configurer des rappels en mode mains libres. Si vous apprivoisez encore Internet, jetez un coup d’œil à « Comment faire une recherche sur Google ». Même les utilisateurs expérimentés pourraient être surpris par ce qu’ils peuvent encore apprendre.
Réfléchissez à l’usage que vous faites de la technologie. Avant d’acheter un nouvel appareil, qu’il s’agisse d’une tablette, d’un moniteur d’activité ou d’une montre intelligente, assurez-vous qu’il vous sera vraiment utile. Pensez d’abord à la fonctionnalité. Il ne sert à rien de dépenser beaucoup d’argent pour le dernier appareil à la mode si vous voulez seulement quelque chose qui vous permet de consulter vos courriels et Facebook.