Comunicación Efectiva en el Trabajo

La comunicación es una parte vital de cada trabajo. Lo ayuda a resolver problemas, compartir información, proporcionar comentarios y llevar a cabo su trabajo de forma eficaz como parte de un equipo. Hay muchos factores que influyen en una buena comunicación, ya sea en persona, por teléfono o electrónicamente. Afortunadamente, es una habilidad que se puede aprender.

Herramientas y consejos para una comunicación eficaz en el trabajo

Cada persona tiene un estilo diferente de comunicarse. Algunas personas son tímidas para hablar; otras son más extrovertidas. Algunos se comunican de manera formal, mientras que otros tienden a ser más informales. Independientemente del estilo, los buenos comunicadores comparten varias prácticas. Los buenos comunicadores son claros, concisos, correctos, completos y corteses. Aquí hay algunas formas de ponerlas en práctica:

Claridad. Haga que los demás entiendan lo que dice con facilidad. Hable con claridad y lo suficientemente despacio para que las personas puedan seguir todo lo que usted diga. En el correo electrónico y en otras comunicaciones escritas, divida una oración larga en dos o más oraciones cortas si esto hace que su mensaje sea más fácil de entender para la mayoría de las personas. Divida también los párrafos largos.

Concisión. Mantenga sus mensajes breves. Muestre respeto por el tiempo de las personas al no proporcionar información excesiva o innecesaria. Hacer esto supone una pérdida de tiempo para las personas y contribuye a la sobrecarga. También aumenta la probabilidad de que pasen por alto la información crítica que usted intenta comunicar.

Corrección. Verifique los datos antes de compartirlos y avise de inmediato si ha cometido un error. Utilice los títulos completos y correctos de las personas en la correspondencia comercial. Asegurarse de que toda la información sea correcta dará credibilidad a lo que usted intenta comunicar.

Completo. Proporcione toda la información necesaria para que las personas comprendan una situación. Sea sincero. No oculte datos clave si puede proporcionarlos. Hable con su supervisor si tiene preguntas sobre la idoneidad de proporcionar cierta información solicitada.

Cortesía. Diga «por favor» y «gracias», y disculpe si fue grosero o dijo algo inapropiado.

Más consejos

Sea un comunicador positivo. Evite los chismes, las quejas y la negatividad en el trabajo. Cuando la crítica sea necesaria, asegúrese de que sea constructiva para la persona y que ayude a mejorar la situación. Siempre que sea posible, enfóquese en lo que valora y admira de su gerente, colegas y organización.

Ofrezca elogios sinceros. Hágales saber a sus colegas y a otros que aprecia sus esfuerzos. Tómese el tiempo para expresar cuánto apreció una presentación o lo bien que cree que condujeron una reunión. Si manejó bien a un cliente difícil, diga algo como: “Realmente admiré lo paciente que fue con ese cliente.” Su actitud cambió completamente cuando usted le mostró tranquilamente cómo podría resolver su problema.

Muestre interés por las personas con las que trabaja. Conozca a sus colegas, clientes y otras personas. No es necesario que sean mejores amigos, pero reconocer la vida de las personas fuera del trabajo puede fortalecer las relaciones.

Sepa qué se espera de usted. Pida aclaraciones sobre cualquier instrucción o directriz que no esté clara. Si su gerente le pide que tenga un informe listo "pronto", solicite más detalles. «¿Qué fecha tenía en mente?» Si no está seguro de cómo proceder con una tarea, solicite más información. (“Con mucho gusto reescribiría el memorándum. ¿Podría sugerir formas de reforzarlo? Asegúrese de usar un tono de voz cooperativo para no parecer que está cuestionando una solicitud o tratando de evitar una tarea.

Manténgase en contacto frecuente con sus colegas. Comuníquese regularmente con las personas solo para saber cómo van las cosas. Esto le ayudará a mantenerse conectado y evitar malentendidos. Si tiene una agenda apretada y poco tiempo para hablar con colegas, puede dejar un mensaje. “Hola, soy Nicole. Solo le llamo para decirle que espero que su proyecto vaya bien. Llámeme si tiene preguntas.

Observe y aprenda de quienes son buenos comunicadores. Preste atención a los buenos comunicadores de su organización o grupo de trabajo. ¿Qué hacen para ser tan efectivos? ¿Tienen una manera especial de hacer que las personas se sientan valoradas y apreciadas? ¿Un estilo para dirigir reuniones que sea a la vez enfocado y relajado? Observe sus acciones y, cuando sea apropiado, pida consejo y sugerencias.

Comunicación por teléfono y medios electrónicos

Aquí tiene algunos consejos sencillos para comunicarse eficazmente por teléfono o medios electrónicos:

Use el correo electrónico de forma adecuada. Recuerde que los mensajes de correo electrónico son correspondencia profesional. Use un saludo y una despedida, como “Hola, Jason” y “Gracias”. Sea siempre educado. Utilice la gramática correcta y la herramienta de corrección ortográfica. Divida los párrafos y use viñetas para que su mensaje sea más claro y fácil de leer. Revise cuidadosamente lo que ha escrito antes de enviarlo. Recuerde que cualquier cosa que envíe por correo electrónico podría ser reenviada a otros y es, esencialmente, información pública.

Mantenga todas las comunicaciones electrónicas profesionales. Si utiliza mensajes de texto, plataformas de redes sociales u otro tipo de comunicación electrónica con clientes o colegas —y solo debería hacerlo si es una práctica aceptada en su organización— asegúrese de mantener un estilo y tono profesionales. Aunque está bien ser un poco informal, generalmente es mejor escribir las palabras completas. Considere a quién se está dirigiendo antes de enviar ese emoji.

Sea un buen comunicador telefónico. Siempre averigüe si la persona a la que llama está ocupada antes de iniciar una conversación. Pregunte si es un buen momento para hablar. No escriba en el teclado ni revise el correo electrónico mientras habla por teléfono o videollamada. Alguien al otro lado puede oírlo o verlo. Finalice las conversaciones de manera educada. Si ha tratado varios temas, podría preguntar: "¿Hay algo más de lo que debamos hablar?" Cuando deje un mensaje de voz, manténgalo breve e incluya siempre su número de teléfono, incluso si está llamando a un teléfono inteligente.

Asegúrese de tener una buena conexión. Siempre trate de usar un teléfono con buena conexión al hacer llamadas de negocios. Si está usando un teléfono móvil con mala recepción, avise con antelación y ofrezca disculpas o una explicación.

Comunicación cara a cara

Preste atención a los mensajes no verbales. Incluso cuando no se dé cuenta, se comunica de dos maneras: verbalmente y no verbalmente. Cuando se comunica verbalmente, utiliza palabras (ya sean habladas o escritas) para expresar su punto de vista. Cuando se comunica de forma no verbal, usa el lenguaje corporal y el tono de voz. Su lenguaje corporal incluye su postura, gestos, expresión facial, contacto visual y la distancia a la que se sitúa respecto a otra persona.

Establezca contacto visual, pero evite mirar fijamente. Demuestre a la persona con la que conversa que está interesado en la conversación manteniendo un contacto visual frecuente. Pero no mire fijamente; eso puede hacer que la persona se sienta incómoda. De vez en cuando, aparte la mirada de la persona y observe los papeles o mire alrededor de la sala. Tenga en cuenta que en algunas culturas se considera de mala educación mirar directamente a alguien, por lo que esta pauta puede variar según la situación.

Sea consciente de la impresión que causa en los demás. Preste atención a cómo reaccionan las personas cuando se comunica con ellas. ¿Parecen interesados? ¿Aburridos? ¿Nerviosos? Las reacciones negativas pueden indicar que necesita mejorar su forma de comunicarse. Por ejemplo, si sus colegas a menudo parecen aburridos, es posible que tienda a dar demasiados detalles. Si parecen ansiosos por terminar las conversaciones rápidamente, puede que esté hablando en un tono agresivo sin darse cuenta. Haga ajustes y observe cómo reaccionan las personas. Los amigos o colegas de confianza pueden ayudarlo a evaluar cómo lo perciben.

Practicar la escucha activa

Una de las aptitudes más importantes que puede desarrollar en el trabajo es la capacidad de escuchar activamente. Esto implica prestar mucha atención a los demás para poder realmente “escuchar” y comprender lo que dicen. La escucha activa también significa mantenerse concentrado en lo que dice la otra persona y no dejar que su mente divague. Las investigaciones muestran que las personas exitosas son buenas oyentes, sin importar el trabajo que tengan. La falta de escucha es una de las causas más comunes de errores, retrasos y malentendidos en el trabajo. Aquí hay algunos consejos sobre la escucha activa:

Dé a la otra persona toda su atención. Ignore las distracciones y concéntrese en la otra persona. No conteste llamadas, no revise su correo electrónico o su teléfono, no mire una pantalla ni escuche música. Concéntrese en la conversación.

Dedique suficiente tiempo a la conversación. Si usted y un colegas deben discutir algo importante, programe un momento para hablar cuando ninguno de los dos se sienta presionado o distraído. No intente entablar una conversación importante sobre la marcha.

Mantenga la mente abierta. Evite asumir que sabe lo que otra persona va a decir. Esto es especialmente importante si usted tiene un problema con un colegas, un cliente o su jefe. Si usted se concentra en quién tiene la razón o quién está equivocado, esto puede impedir que usted escuche bien. Intente no empezar a planificar su respuesta mientras la otra persona está hablando. Déjelos terminar y preste toda su atención. Luego responda.

Evite interrumpir. Demuestre su interés en lo que dicen los demás haciendo preguntas pertinentes o diciendo frases que los animen a continuar. (“¿Puede contarme más sobre eso?”) Haga preguntas o plantee un nuevo punto cuando la otra persona haya dejado de hablar. No tema al silencio. Permítase pausas para pensar.

Resuma lo que ha escuchado. Puede evitar malentendidos reformulando y repitiendo lo que otra persona ha dicho, especialmente si no está seguro de haber captado el punto. Podría decir: “Entonces, lo que desea que haga es...” o “Asegurémonos de que lo entiendo.” ¿Le gustaría recibir el informe dos días antes de lo planeado originalmente? Esto demuestra que ha estado escuchando y le ayuda a asegurarse de que ha entendido lo que ha oído.

Dar y recibir comentarios

Puede recibir comentarios constructivos sobre su desempeño de su jefe o de sus colegas. Una buena comunicación incluye saber cómo dar y recibir comentarios.

Solicite comentarios sobre su trabajo. Puede que no siempre tenga una idea precisa de cómo los demás lo ven a usted y a su trabajo. Pida a su jefe y colegas que le den comentarios que le ayuden a mejorar. Podría decir: «Me preguntaba qué pensaba usted de mi presentación.» Sentí que el cliente estaba confundido sobre ciertas partes de la presentación.

Asegúrese de comprender cualquier comentario sobre su desempeño. A veces puede recibir comentarios negativos en el trabajo que no esperaba. Evite ponerse a la defensiva. Puede que alguien tenga un punto válido. Concéntrese en lo que dijo la persona y mantenga la mente abierta.

Tómese el tiempo necesario para pensar en los comentarios negativos. Podría sentirse confundido por los comentarios incluso si le han dado varios ejemplos de lo que está mal. Si esto sucede, está bien decir que necesita un poco de tiempo para reflexionar sobre lo que ha escuchado y que volverá a hablar con esa persona si necesita más aclaraciones.

Dé las gracias por las críticas constructivas. Casi cualquier tipo de comentarios, positivos o negativos, puede mejorar su desempeño en el trabajo. Exprese su agradecimiento cuando alguien haga comentarios con la intención de ayudar.

Sea específico al dar comentarios. Evite afirmaciones generales como: “Este informe es horrible”. Un comentario así es irrespetuoso y puede hacer que las personas se sientan incapaces de mejorar porque no proporciona información específica sobre lo que se podría cambiar. En su lugar, haga sugerencias específicas: “La mayor parte del informe está bien desarrollada." Pero la página tres podría incluir más estadísticas.”

Ofrezca soluciones. Sugiera formas de resolver un problema que le preocupe. Anime a su colegas a hacer lo mismo. Haga preguntas como: "¿Cómo podríamos mejorar esto?" Desea que su colegas salga de la conversación con ideas claras sobre cómo mejorar la situación.

Resolver problemas de comunicación en el trabajo

Es normal tener problemas de comunicación con otras personas de vez en cuando. Todos tenemos diferentes ideas y formas de expresarnos. La mejor manera de evitar problemas de comunicación es abordarlos de inmediato.

No permita que un problema se prolongue. Resuélvalo antes de que se agrave demasiado.

Comuníquese directamente. Si está enojado con alguien, hable directamente con esa persona, no hable a sus espaldas con colegas. Hable con un supervisor o gerente si tiene alguna preocupación y necesita ayuda adicional.

Utilice declaraciones en primera persona. Haga comentarios que expresen sus puntos de vista sobre una situación en lugar de lo que la otra persona hizo "mal". Por ejemplo, “Sentí que di instrucciones claras sobre cuándo esperaba que el informe estuviera terminado”, en lugar de “Usted sabía cuándo vencía el informe y ahora está atrasado”.

Discúlpese si se equivocó. Un problema de comunicación puede haber surgido parcialmente por algo que usted dijo o hizo. Discúlpese si esto ocurre. Intente disculparse en privado y cara a cara. No dé una larga explicación de lo que hizo. Simplemente discúlpese brevemente, por ejemplo: "Lamento no haberle devuelto la llamada ayer".

Solicite un descanso si está a punto de perder la paciencia o la compostura. Es apropiado decir: "Necesito un descanso" o "Necesitaré tiempo para pensar en esto". Quizás quiera salir de la habitación por unos minutos y realizar algunos ejercicios para respirar profundamente. Si no puede irse, respire profundamente tres veces o cuente hasta 10 en silencio.

Acepte estar en desacuerdo sobre temas que no pueda resolver. Incluso con las mejores intenciones, es posible que usted y un colegas no logren resolver todas sus diferencias. Es aceptable estar en desacuerdo en cuestiones menores. Esto le permitirá avanzar.

Busque ayuda si un problema de comunicación está interfiriendo en su trabajo. Si un problema es demasiado difícil de manejar por su cuenta o si necesita ayuda para prepararse para una conversación difícil con un colegas o su gerente, comuníquese con el departamento de RR.HH., el programa de asistencia u otro servicio de asesoramiento confidencial, si alguno está disponible, para recibir orientación y ayuda.

Aprender a comunicarse bien puede mejorar muchos aspectos de su vida laboral. Desarrollará mejores relaciones con sus colegas, aumentará la productividad y disfrutará más de su trabajo. Por lo tanto, es importante hacer todo lo posible para fortalecer esta habilidad esencial.