Lidiar con la sobrecarga de información
La tecnología puede ayudarnos a trabajar mejor y más rápido. Sin embargo, también puede provocar una sobrecarga de información y acabar haciendo que la vida sea más difícil o estresante. La cantidad de datos que se consume en todo el mundo ya se mide en zettabytes (un billón de gigabytes). Gracias a los avances tecnológicos, disponemos de múltiples formas de acceder a correos electrónicos, mensajes de texto, mensajes de voz, mensajes instantáneos, actualizaciones de redes sociales y llamadas telefónicas a cualquier hora del día o de la noche.
Tener un acceso fácil a la información tiene sus ventajas, pero también puede impedirte completar tareas importantes e interferir en tu tiempo libre y en tus relaciones. Una forma de mantener el control es desarrollar un sistema que te permita organizar y gestionar no solo la información, sino también el tiempo que dedicas al uso de la tecnología.
Cómo reducir la sobrecarga durante tu jornada laboral
Ten claras tus prioridades. Al comienzo de tu jornada laboral, haz una lista de tareas pendientes si no la preparaste el día anterior. Es posible que tengas que reorganizarla a medida que surjan nuevas prioridades, pero procura dar menos importancia a las tareas menos urgentes. Si no sabes cómo priorizar tu trabajo, habla con tu gerente.
Reduce al mínimo las distracciones cuando el trabajo requiera un alto nivel de concentración. Reserva tiempo para trabajar sin interrupciones y haz saber a tus compañeros que no estás disponible. Por ejemplo, puedes activar el estado «No molestar» en las aplicaciones de mensajería instantánea, dejar que las llamadas se desvíen al buzón de voz, configurar una respuesta automática de «Fuera de la oficina» u «Ocupado» en tu correo electrónico y bloquear horas en tu agenda. Si trabajas de forma presencial y te interrumpen con frecuencia en tu espacio de trabajo, intenta utilizar una oficina o una sala de reuniones que esté libre. También puedes colocar un cartel de «No molestar» en la puerta o en tu cubículo.
Cómo gestionar las comunicaciones entrantes
En el trabajo, es posible que sientas la presión de responder de inmediato a los correos electrónicos, mensajes de voz, mensajes instantáneos o mensajes de texto que recibas. Los expertos recomiendan las siguientes estrategias para hacer frente a esta avalancha de información.
Toma el control de tu correo electrónico. Revisa el correo electrónico en momentos concretos del día. A menos que estés esperando un mensaje urgente, suele ser suficiente con consultarlo solo dos o tres veces al día (por ejemplo, por la mañana, después de comer y antes de terminar la jornada). Desactiva las notificaciones del correo electrónico. Revisar cada mensaje en cuanto llega interrumpe tu concentración y dificulta que puedas avanzar en otras tareas.
Filtra automáticamente tu correo electrónico. Configura reglas o filtros en tu bandeja de entrada para que el correo no deseado se elimine automáticamente y los mensajes se clasifiquen en carpetas independientes en cuanto lleguen (por ejemplo, según el asunto o el remitente). Así, podrás revisar esas carpetas cuando mejor te venga.
Separa las comunicaciones personales de las laborales. Pide a tus familiares y amigos que te envíen los mensajes de texto o los correos electrónicos a una cuenta personal, no a tu dirección de trabajo. Esto ayudará a reducir las interrupciones durante la jornada laboral.
Controla la mensajería instantánea. Las aplicaciones de mensajería instantánea, como Teams, Slack y Google Chat, son una forma habitual de comunicarse y colaborar en el trabajo. Permiten responder rápidamente a preguntas, intercambiar ideas y compartir archivos, y constituyen una herramienta esencial para las personas que trabajan a distancia y para las organizaciones con equipos distribuidos por todo el mundo. Sin embargo, es fácil sentirse abrumado por los mensajes de varios compañeros, las actualizaciones de proyectos y los chats grupales compartidos. Si sientes que las constantes notificaciones digitales te distraen, hay formas de reducir ese impacto. Por ejemplo, puedes desactivar las notificaciones, silenciar (o incluso abandonar) los chats grupales que sean menos relevantes para tu trabajo, o configurar tu estado como «Ocupado», «No molestar» o «Concentrado». Y, al igual que con el correo electrónico, puedes optar por consultar los mensajes instantáneos solo unas cuantas veces al día. Recuerda que ni siquiera los mensajes instantáneos requieren una respuesta inmediata.
Cómo ayudar a los demás
También puedes ayudar a otras personas a gestionar la sobrecarga de información.
Optimiza tu comunicación por correo electrónico. Utiliza asuntos claros y descriptivos e intenta incluir un breve recordatorio del motivo de tu respuesta para que las demás personas no tengan que consultar correos anteriores. Muchos equipos utilizan herramientas de colaboración para compartir documentos y mantener conversaciones, lo cual puede agilizar la comunicación.
Utiliza el correo electrónico con criterio. Envía copias de los mensajes únicamente a quienes realmente las necesiten, y evita utilizar «Responder a todos» si solo una o dos personas deben recibir tu respuesta. Plantéate si no sería más eficaz resolver el asunto con una llamada rápida o una conversación en persona en lugar de enviar un correo electrónico.
Fuera del trabajo
En nuestro mundo conectado a todas horas y todos los días, la información puede acompañarte allá donde vayas. Estos consejos pueden ayudarte a gestionar esa situación cuando estás fuera del trabajo.
Tómate tiempo para desconectar. Dedica un rato cada día a alejarte de tus dispositivos. Apágalos a una hora determinada o déjalos a un lado mientras das un paseo o pasas tiempo con otras personas. Algunas personas sienten que recuperan energía haciendo un «ayuno digital», es decir, pasando un período de tiempo prolongado sin utilizar dispositivos.
Aprovecha al máximo tu tiempo libre. Intenta desconectar por completo durante un rato. Pide a tus compañeros de trabajo, familiares y amigos que solo se pongan en contacto contigo en caso de emergencia, e intenta no consultar con frecuencia el correo electrónico, ni el del trabajo ni el personal. Mantenerte conectado durante tu tiempo de descanso puede reducir los beneficios de desconectar del trabajo y aumentar el estrés.
Conduce con precaución. Cuando conduzcas, pon toda tu atención en la carretera. Si tienes que hacer una llamada, detente en un lugar seguro. Hablar por teléfono mientras conduces aumenta el riesgo de sufrir un accidente, aunque mantengas las dos manos en el volante. Nunca escribas ni respondas mensajes de texto mientras conduces.
Ten un plan y mantén la concentración. Si te sientas delante del ordenador o enciendes un dispositivo sin un objetivo claro, puede pasar una hora sin que te des cuenta. Para ahorrar tiempo, haz una lista de lo que quieres hacer. Puede incluir revisar y responder correos electrónicos, leer las noticias, buscar información concreta, consultar las redes sociales o comprar por Internet. También puede resultarte útil establecer un límite de tiempo para el uso de las pantallas. Esto te ayudará a evitar caer en la «trampa» digital o pasar horas desplazándote por los canales de noticias o viendo vídeos cortos.
Filtra las llamadas y los mensajes de texto. Dejar que las llamadas se desvíen al buzón de voz te permite concentrarte en lo que estás haciendo sin interrupciones. Devuelve las llamadas cuando mejor te venga. La mayoría de los mensajes de texto no requieren una respuesta inmediata, así que desactiva las notificaciones para revisarlos en un momento más oportuno.
Utiliza una dirección de correo electrónico distinta para los mensajes de tiendas en línea y redes sociales. No permitas que los mensajes de las redes sociales lleguen a tu correo electrónico del trabajo, ya que las notificaciones pueden distraerte y, además, podrían incumplir la política de la empresa. Revisa la bandeja de entrada de esas cuentas como máximo una o dos veces al día, y siempre antes o después del trabajo.
Otros consejos
Comparte tu plan. Puede resultarte más fácil si explicas a los demás lo que estás intentando hacer y les pides ayuda. Por ejemplo, podrías decirle a tu pareja: «voy a apagar el móvil durante 20 minutos para que podamos hablar. Vamos a apagar también la tele». O podrías establecer una norma de «nada de móviles en la mesa» para tus familiares y amigos.
Organízate. Guarda los archivos digitales y las fotos de forma que puedas encontrar rápidamente lo que buscas. Crea carpetas y utiliza nombres de archivo claros y fáciles de localizar mediante una búsqueda. Guardar los archivos en un servicio de almacenamiento en línea (por ejemplo, Google Docs, OneDrive o iCloud) libera espacio en tu dispositivo y ayuda a evitar la pérdida de documentos importantes y recuerdos si el dispositivo deja de funcionar. También puedes guardar los archivos de fotos y vídeos de gran tamaño en una unidad externa.
Reduce la cantidad de información que recibes. Cancela la suscripción a los boletines o servicios que no lees. Evita facilitar tu dirección de correo electrónico a las tiendas que envían publicidad y ofertas, o crea una cuenta específica para el correo no deseado con el fin de que esos mensajes no saturen tus bandejas de entrada principales. Limita también el número de personas a las que sigues en Facebook, X, TikTok, Instagram y otras redes sociales.
Aprovecha las herramientas de Internet para simplificar las tareas. Utiliza el asistente de IA de tu navegador para realizar tareas rápidas, como resumir páginas o buscar información (aunque recuerda comprobar siempre la fiabilidad de las fuentes). Los asistentes de voz también pueden ayudarte a encontrar información rápidamente o a configurar recordatorios sin necesidad de usar las manos. Si todavía te estás familiarizando con Internet, echa un vistazo a «Cómo buscar en Google». Incluso los usuarios con experiencia pueden descubrir funciones que desconocían.
Piensa bien en la tecnología que utilizas. Antes de comprar un dispositivo nuevo, ya sea una tablet, una pulsera de actividad o un reloj inteligente, asegúrate de que realmente te va a resultar útil. Da prioridad a la funcionalidad. No tiene sentido gastar mucho dinero en el último modelo de móvil si sabes que solo lo vas a utilizar para consultar el correo electrónico y Facebook.
