En su calidad de directivo, usted debe poder responder con compasión y profesionalidad cuando un fallecimiento se produce en su organización. La clave de la gestión del duelo en el entorno laboral consiste en conciliar las necesidades de las personas y las de la organización. El hecho de mostrar interés en los miembros de su equipo puede ayudarles a recuperarse al tiempo que incrementar y hacer duradera su lealtad hacia la organización.
Cómo anticipar el duelo en el entorno laboral
No hay dos personas (u organizaciones) que viven el duelo de la misma manera. Un deceso puede afectar de forma muy distinta a una empresa pequeña que a una más grande. Como directivo, usted puede anticiparse y prepararse para lo inesperado siguiendo las etapas expuestas a continuación.
Conozca las políticas de su organización en materia de duelo. A menudo existen políticas y procedimientos escritos que hay que seguir. Conviene estar enterado de lo que abarcan, del mismo modo que mantenerse al corriente sobre cuestiones de salud y seguridad.
Recuerde que el duelo en el entorno laboral puede ser muy intenso. Piense y planifique cómo va a proceder para gestionar una amplia gama de reacciones, desde la conmoción y el embotamiento hasta las lágrimas y los arrebatos emocionales.
Familiarícese con el proceso de duelo. Usted y los miembros de su equipo pueden sentir una mezcla de sentimientos variados, en particular culpa, tristeza, ansiedad, embotamiento, ira o alivio porque el sufrimiento de alguien ha terminado. Estos sentimientos pueden transformarse de un día a otro y ocurrir tanto si el fallecimiento era previsible como si no. Recuerde que estos sentimientos forman parte normal del duelo y que no hay dos personas que lo vivan de igual manera.
Considere los vínculos de sus empleados con sus compañeros de trabajo. En general, cuanto más cercanos se sientan sus empleados a un compañero de trabajo, más intensamente responderán a una tragedia que afecte a esa persona. El deceso de una recepcionista apreciada puede afectar más a su oficina que la de un ejecutivo que trabaja en una ciudad lejana. La reacción que usted pueda tener respecto de una pérdida puede ser muy diferente de la de las personas que dependan de usted. Tenga presente el hecho de que usted tal vez no esté al tanto de los lazos que vinculan a los compañeros de trabajo, y que alguien puede estar sufriendo en silencio.
Averigüe de qué recursos dispone. La mayoría de las personas que han sufrido una pérdida necesitan más apoyo del que pueden proporcionarles sus superiores jerárquicos. Su departamento de recursos humanos puede indicarle los tipos de recursos disponibles en su organización a fin de que usted pueda dar información rápidamente (o utilizar los recursos usted mismo) cuando surja la necesidad.
Esté preparado para responder de inmediato. Cuando un miembro de su equipo se enfrenta a una crisis o fallece, es importante responder con rapidez. Si no actúa, parecerá insensible a las preocupaciones de su equipo. Usted deberá encontrar los medios para apoyar a sus empleados sin descuidar sus responsabilidades. Si no está seguro de cómo llegar al punto de equilibrio, hable con otros directivos de su organización sobre cómo han gestionado la pérdida y el duelo en el entorno laboral. Recuerde que también puede recurrir al departamento de recursos humanos.
En caso de fallecimiento de un empleado
Es natural sentir dolor cuando se pierde a alguien a quien se estima y valora. Algunas personas se sienten más unidas a sus compañeros de trabajo que a los miembros de su familia. Se necesitan flexibilidad y sensibilidad ante una serie de emociones para gestionar a su equipo después de un fallecimiento.
Informe de inmediato a su equipo sobre el fallecimiento. Intente comunicárselo a sus empleados en persona, ya sea de manera individual o en una reunión. Si no puede hacerlo con todos y cada uno, intente decírselo a las personas clave de manera individual y en persona, como a su director y a los compañeros más cercanos del empleado. Es posible que algunos empleados necesiten pasar tiempo juntos comentando su duelo y no puedan concentrarse en el trabajo inmediatamente después de la notificación. Habrá quienes necesiten recogerse durante determinado tiempo o a quienes reconforte el concentrarse en sus tareas habituales.
Obtenga ayuda con las comunicaciones escritas. Hable con su superior jerárquico y con un representante de recursos humanos antes de enviar una comunicación a terceros o de publicar una expresión de condolencia en una nota necrológica en línea o en una red social. Asimismo, quizás desee indagar cuál es la mejor manera de dar parte a clientes o proveedores, si eso supone un problema. Si usted envía un memorando o un mensaje de correo electrónico, compruebe si es lo apropiado antes de publicar una copia en la intranet de la organización.
Deje tiempo a los miembros de su equipo para asistir al funeral si así lo desean. Asistir a un funeral puede ayudar a llevar el duelo. Pregúntese que tan productivo sería su equipo si intentara trabajar durante un momento tan emotivo, o cómo el hecho de perderse el funeral podría afectar los sentimientos de ellos hacia usted y la organización. No obstante, mismo las personas cercanas al finado pueden optar por quedarse a trabajar. Si su equipo es remoto, usted puede organizar una reunión en línea para que el equipo conmemore a la persona fallecida.
Coordínese con su superior jerárquico para organizar la cobertura del funeral. Es esencial asegurarse de que todos los que deseen asistir al funeral dispongan de tiempo libre para hacerlo. Hable con su superior jerárquico sobre quienes van a cubrir a los empleados que se ausenten. Quizá otros equipos o trabajadores interinos puedan echar una mano. De este modo, todos los empleados tienen la posibilidad de asistir al funeral si lo desean y se evita que surjan sentimientos de favoritismo.
Contacte con los antiguos responsables de su empleado. Si la persona fallecida trabajaba en otros departamentos o divisiones de su organización, póngase en contacto con sus antiguos responsables. Esto les permitirá tomar las medidas necesarias para que sus propios empleados puedan llevar el duelo.
Presente oficialmente sus condolencias a la familia del empleado. Muchas empresas tienen una política sobre el envío oficial de condolencias a la familia de un empleado, y conviene hacer esto lo antes posible. Acostúmbrese a enviar una tarjeta personal y flores (a menos que la familia haya pedido que no se envíen flores y haya solicitado otro tipo de homenaje). Asegúrese de hacer lo mismo con todos los empleados para no caer en favoritismos. Si usted era amigo equipo del empleado, quizá quiera tener otros gestos, pero esa decisión es personal y no está relacionada con el trabajo.
Ayude a su equipo a expresar sus condolencias en grupo. Averigüe cuáles son los deseos de la familia en relación con las flores o las contribuciones conmemorativas para poder comunicárselos a los miembros del equipo que deseen expresar sus condolencias de manera individual o en grupo.
Esté preparado para responder a preguntas sobre las muestras de condolencia en internet. Los miembros de su equipo pueden preguntar si la familia ha creado un libro virtual u otro espacio en línea donde las personas que así lo deseen puedan presentar sus pésames. Pueden preguntar, por ejemplo, si es posible publicar un mensaje de condolencia en grupo o identificarse como miembros de un equipo u organización. Familiarícese con los deseos de la familia y con las políticas de su organización en materia de redes sociales que se apliquen a la circunstancia, de modo que usted pueda responder con prontitud a tales preguntas. Tenga en cuenta que algunos miembros de su equipo pueden sentirse más cómodos expresando sus condolencias en línea que a través de una tarjeta o nota de pésame tradicional y que pueden apreciar el hecho de tener diversas opciones.
Cómo ayudar a los miembros de su equipo a que afronten su duelo
Los sentimientos de duelo no terminan con el funeral de un empleado. En los días y semanas posteriores al fallecimiento, usted puede ayudar a su equipo a adaptarse a una vida sin su compañero de trabajo.
Reconozca los sentimientos de su equipo. Hágales saber que usted comparte su sentimiento de pérdida. Actuar como si nada hubiera cambiado puede dar la impresión de que no le importaba la persona fallecida o impedir que los miembros de su equipo acudan a usted para comunicarle problemas relacionados con el fallecimiento.
Espérese a que se manifiesten síntomas de duelo. Tras un deceso, sus empleados pueden cometer más errores, volverse irritables o tener dificultades para dormir, comer o concentrarse. Estos síntomas suelen desvanecerse a medida que el duelo se atenúa. Dependiendo de sus circunstancias personales, algunos empleados se verán más afectados, así que prepárese para sugerir recursos útiles a los empleados que parezcan tener más dificultad para afrontar la situación.
Recuerde que superar el duelo lleva tiempo. Con frecuencia, el primer instinto de un directivo es tratar de resolver una situación difícil o dolorosa, pero el duelo no tiene soluciones inmediatas. Su equipo puede tardar semanas o incluso meses en adaptarse plenamente a la pérdida del compañero. Intente ser considerado en los aniversarios dolorosos, como el día en que murió un empleado. Este tipo de aniversarios pueden desencadenar emociones fuertes. El hecho de que haya transcurrido cierto tiempo no significa que los empleados hayan terminado el duelo.
Comprenda que un deceso puede afectar el rendimiento de su equipo. Mantenga expectativas realistas: durante un tiempo quizás constate un baja en la productividad o la motivación, pero no imagine lo peor. A menudo, un deceso o una enfermedad grave hace que los empleados se unan como equipo y que todos sean conscientes de lo mucho que valoran su trabajo y a sus compañeros. Si la seguridad es un aspecto esencial del trabajo de su equipo, preste más atención a los procedimientos de seguridad.
Ofrezca a sus empleados apoyo adicional si el fallecimiento tuvo lugar en el lugar de trabajo. Un deceso que ocurre en el lugar de trabajo, a la hora de comer o durante un acto organizado por la empresa es extremadamente traumático. Además de los sentimientos habituales de pena y dolor, sus empleados pueden enfrentarse a cargas emocionales adicionales. Pueden haber presenciado un ataque al corazón o sentirse culpables por no haber podido evitar el fallecimiento. Colabore con su representante de recursos humanos para brindarles el apoyo que necesitan. Es posible que su equipo necesite la orientación de un asesor en este tipo de circunstancias.
Ayude a su equipo a recordar a su compañero de trabajo. Hable con su superior jerárquico o un representante de recursos humanos para probar una o varias de las siguientes ideas:
Facilite el ingreso a un nuevo miembro del equipo. Hágale saber que los miembros del equipo acaban de sufrir una pérdida y que probablemente necesiten tiempo para adaptarse al cambio. Si el nuevo empleado está ocupando la vacante del empleado fallecido, asegúrese de que los miembros del equipo sepan que, si bien el puesto se está ocupando, nadie podrá reemplazar a la persona que antes lo ocupó. Pequeños detalles como este pueden facilitar la adaptación del equipo a la presencia de un nuevo empleado.
Cuando un empleado sufre una pérdida
A un momento dado, puede que tenga que ayudar a un miembro del equipo que ha perdido a alguien importante: un padre, un cónyuge o pareja, un hijo, otro pariente cercano o un amigo de toda la vida. He aquí algunas formas de ayudar:
Demuestre empatía. Intente responder inmediatamente cuando un empleado le diga que ha perdido a alguien entrañable. Si la persona entra en su despacho, cierre la puerta, abandone lo que estaba haciendo e invítelo a sentarse. De ser posible, salga de detrás del escritorio y siéntese a su lado. Este tipo de gestos demuestran que le preocupa su interlocutor y que está dispuesto a entender sus necesidades detenidamente. Si trabaja a distancia, tome el tiempo de convocar una videoconferencia con esa persona.
Pregúntele cómo puede ayudar. Después de ofrecer su más sentido pésame, pregunte a su empleado cómo puede ayudarle. Pregúntele si necesita irse a su casa o desconectarse. Si quiere quedarse, no le obligue a marcharse: muchas personas encuentran en el trabajo una fuente de consuelo y apoyo en momentos de crisis. Más bien, averigüe si hay algo más que pueda hacer para ayudarle en ese momento o en los días siguientes.
Escuche al empleado. Averigüe qué quiere el empleado que usted divulgue sobre el fallecimiento y a quién. Respete sus deseos. Si a usted le gustaría enviar un correo electrónico a todos los miembros de un grupo, comuníqueselo y asegúrese de que no tiene ninguna objeción.
Envíe sus condolencias. La manera en que usted reaccione ante el deceso inspirará a su equipo. Asegúrese de hacer algo para manifestar sus condolencias. Expréselas en una convocatoria o nota y envíe flores de su parte y de la de sus empleados o haga una contribución a una organización benéfica concreta, en función de los deseos de la familia. Sea equitativo y haga esto por cada uno de sus empleados que viva este tipo de pérdida. No hacer nada podría interpretarse como insensibilidad por parte suya y la de su empresa.
No suponga. Cuando hable con un empleado que esté de luto, evite frases como "Sé perfectamente lo que sientes". No intente sacar a colación los elementos positivos de la situación con frases como "Probablemente sea mejor así" o "Lo superarás con el tiempo". Puede haber muchas cosas sobre el fallecimiento que usted ignore. En lugar de suponer que entiende cómo alguien se siente, ofrezca una simple expresión de pésame, algo como "Siento mucho tu pérdida".
Mantenga abiertas las líneas de comunicación. Un miembro del equipo que parece estar bien en los días inmediatamente posteriores a un fallecimiento puede estar demasiado aturdido como para sentir todos los efectos de lo ocurrido y puede presentar problemas más adelante. No dé por sentado que todo está bien porque la persona no ha pedido tiempo libre o no le ha hecho partícipe de sus problemas.
Ponga atención cuando surgen problemas. El estrés generado por el duelo puede repercutir en el rendimiento laboral. Cuando un empleado tiene problemas para dormir o comer, eso indica que podría redundar en errores cometidos, dificultad de concentración, absentismo o desaliño personal. Informe a su empleado sobre los recursos disponibles en su organización, como el programa de ayuda al empleado, que podrían ser de utilidad.
Piense en posibles ajustes laborales. Según la política de su organización, podría haber ajustes que pudiera hacer para favorecer a su empleado, como la opción de solicitar una licencia por motivos familiares, un horario flexible, un cambio de funciones o una reducción de jornada.
Si el problema persiste, comente sus inquietudes con el empleado. De manera firme, pero con delicadeza, hágale saber que su rendimiento es motivo de preocupación. Pregúntele cómo puede ayudarle. Si ha agotado todas sus vacaciones remuneradas, puede plantearse una licencia sin goce de sueldo o pasar a un puesto menos estresante o de tiempo parcial. Comente algunas de estas opciones con su superior jerárquico o con un representante de recursos humanos, ya que quizá tengan ellos otras ideas sobre cómo manejar la situación.
El duelo puede representar un reto único a los directivos. No hay soluciones fáciles cuando se pierde a un miembro del equipo o cuando un empleado pierde a alguien entrañable. El hecho de escuchar a los miembros de su equipo y reconocer su pérdida le ayudará a responder de manera óptima a su equipo y su organización.